Restructuration des services extérieurs en Ontario.

Restructuration des services extérieurs en Ontario.

2012-02-08

À l'attention de tous les radioamateurs de l'Ontario

Bonjour à tous;

Tel que mentionné dans des bulletins de RAC précédents, la section de l'Ontario pour les services extérieurs est en processus de grands changements. Je vous demande à tous de prendre le temps de bien lire la pièce jointe sur la phase de transition et la description de tâches pour les nouvelles fonctions. Je recherche des personnes intéressées, dévouées et compétentes et je sais qu'il en existe, car j'ai parlé à beaucoup d'entre vous au cours des ans, et d'autres que je n'ai pas eu le plaisir de connaître encore. Tel que mentionné à beaucoup d'entre vous l'été dernier lorsque des changements majeurs on été effectués à la section de l'Ontario, je vous ai demandé d'être patients pendant que le travail sur la transition était en cours. Je suis maintenant heureux d'annoncer que c'est chose faite et que la phase suivante est celle de l'expression de vos opinions et commentaires.

En tant que votre gérant de section pour l'Ontario pour ces dernières six années, j'ai réalisé que des changements étaient nécessaires et beaucoup d'entre vous qui avez participé à la rencontre à Orillia en 2005 savaient que ceci devait être fait. Je regrette d'avoir à dire qu'il a fallu tout ce temps pour mettre les choses en place, mais je suis fier d'annoncer que ces changements sont les meilleurs pour l'Ontario. Cette transition rendra RAC et les services extérieurs accessibles à vous tous par l'expression de vos opinions et commentaires. Ceci est une opportunité pour nommer les bonnes personnes à l'intérieur de votre section et de mettre les choses en marche.

J'ai essayé de faire le meilleur travail possible à partir d'un seul emplacement en Ontario pour vous servir tous. Honnêtement, la fonction requiert que chaque radioamateur soit accessible à votre représentant élu et moi, en tant que seule personne, je ne pouvais pas être dans tous les endroits de la province pour répondre à vos besoins tel que requis par une organisation nationale telle que RAC. Ce projet va permettre cela. S.V.P. lire la pièce jointe attentivement et s'il y a des questions n'hésitez pas à prendre contact avec moi.

Je voudrais vous remercier tous pour votre appui continu et votre confiance alors que nous traversons maintenant une des plus importantes périodes pour les services extérieurs de RAC dans l'histoire de l'Ontario.

Merci et 73

Al, VE3AJB

Allan Boyd, VE3AJB

Gérant de section – Ontario – Radio Amateurs du Canada

(Traduction par Serge Langlois, VE2AWR)

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Message des gérants de section de l'Ontario au sujet du processus de restructuration.

2012-02-09

Message pour tous les radioamateurs de la section de l'Ontario au sujet du processus de restructuration

Comme vous le savez, d'importants changements sont en cours en Ontario en ce qui concerne la façon dont les affaires de RAC seront conduites. Par le passé la section de l'Ontario a été desservie par un représentant élu, le gérant de section, qui était responsable pour les opérations d'un service extérieur. Pour les dernières six années j'ai eu l'honneur et le plaisir de servir en votre nom en tant que votre gérant de section supervisant l'ARES, le NTS, le service de bulletins officiels et le service d'observateur officiel. J'ai eu l'opportunité de travailler avec plusieurs formidables et compétents assistants et radioamateurs dans ces services, et la richesse d'expérience dans cette province ne le cède à aucune autre.

Cependant, il a été reconnu déjà depuis un certain temps qu'un écart de communications existe entre RAC en tant qu'organisation et les clubs et radioamateurs individuels qu'on vise à servir. Une analyse étendue a conduit le VPSE à recommander au président la mise en place d'une organisation des services extérieurs complète, incluant autant les fonctions de support administratives aux clubs que celles des services extérieurs établis. Avec 60% des radioamateurs canadiens résidant dans la province, le VPSE a aussi recommandé au président que l'Ontario soit restructuré pour améliorer la représentativité. La commission de restructuration de l'Ontario a consulté les clubs et les particuliers et a soumis une recommandation pour diviser l'Ontario en quatre sections dans le bulletin de RAC 2012-006F. Le conseil d'administration de RAC a approuvé les deux recommandations par les services extérieurs et la commission de restructuration, et le VPSE a mis en marche le processus de restructuration, effectif immédiatement; voir le bulletin de RAC 2012-007F pour le plan de transition d'ensemble. Le but de ce bulletin est de fournir plus de détails sur le processus inaugural de nomination de gérants de section inclus dans ce projet.

Le processus de transition est maintenant en marche. La première étape est de choisir et de nommer les quatre nouveaux gérants de section avec une date butoir du 1er mai 2012. Les quatre gérants de section formeront alors un conseil de transition lequel, avec les conseils et l'appui du VPSE, dirigera le reste du processus de transition. Le conseil de transition deviendra le conseil provincial de l'Ontario le 1er septembre 2012, lorsque la nouvelle structure des sections deviendra officielle. Pendant la période de transition, les nouveaux gérants de section participeront à une période d'entraînement supervisée par le VPSE, établissant les procédures d'opération provisoires des sections et recrutant le personnel de section. Entre-temps, la section de l'Ontario continuera ses activités officielles, et celles-ci se termineront le 31 août 2012. En tant que votre actuel gérant de section de l'Ontario, le VPSE m'a demandé de compléter mon mandat actuel en tant que gérant de section inaugural pour Ontario nord. Le VPSE m'a aussi demandé de gérer le processus d'accepter des candidats aux nominations pour les autres trois sections.

Poursuivant le précédent établi par la commission de restructuration, je me tourne vers les clubs et les groupes de l'ARES pour mettre en nomination des candidats compétents et capables appropriés. Il est important de prendre en considération que le rôle de gérant de section a changé. Comme plusieurs d'entre vous le savent, je suis un partisan du contact face-à-face, chose que je ne pouvais pas réaliser en tant qu'individu seul pour l'Ontario. C'est pourquoi je suis excité par le nouvel objectif de développer une relation bi-directionnelle entre le personnel de section et les clubs. Développer ce nouveau partenariat suppose de l'initiative et de l'innovation de la part des gérants de section, de leur personnel bénévole et des cadres des clubs.

Une nouvelle description de tâches pour les gérants de section sous la nouvelle organisation des services extérieurs n'a pas encore été développée. Cette tâche s'accomplira à l'intérieur du conseil du VPSE lorsque le conseil de transition de l'Ontario sera opérationel et que les gérants de section auront intégré le conseil du VPSE. Une description de tâches provisoire a été soumise par le VPSE en tant que guide intérimaire (ci-joint). L'étendue des responsabilités a été augmentée, mais sous la nouvelle structure de l'organisation des services extérieurs il existe des mécanismes de support au niveau de la section pour accomplir le travail. En particulier, le rôle de quatre des nouvelles têtes composant la section se combinent pour faciliter une boucle de communication entre le gérant de section et l'exécutif du club. La description de tâches met en évidence l'importance de choisir un candidat avec les attributs de personnalité et d'initiative requis pour diriger la présentation de l'organisation des service s extérieurs au niveau de la section.

Suivant les principes du processus d'élection décrit dans le manuel administratif de RAC, les mises en candidatures doivent se faire sous forme de lettre de nomination signée par 10 membres en règle de RAC présentant une biographie du candidat, en plus d'une lettre du candidat acceptant la nomination. Considérant que ceci est une circonstance unique, où normalement on parvient à une mise en nomination de club par un consensus ou un vote, une lettre de nomination signée par le président du club est acceptable (ceci n'est pas limité aux clubs affiliés). Les documents de nomination doivent m'être postés à l'adresse de mon domicile, et doivent me parvenir au plus tard le 31 mars 2012:

Allan Boyd VE3AJB

Gérant de section de l'Ontario

B.P. 208,

Little Current, ON P0P 1K0

Un comité de sélection, composé de deux directeurs de l'Ontario et de moi-même en tant que président se réunira tôt en Avril aussitôt que les copies des documents pourront être distribuées. Les candidats recommandés seront proposés au VPSE pour approbation et au président pour confirmation. Il est important de savoir qu'en tant que gérant de section pour le nord je n'ai pas un droit de vote au sujet de ceux qui seront sélectionnés comme autres gérants de section. Ceci sera fait par les directeurs de l'Ontario et le VPSE. Les candidats seront d'abord avisés du résultat final, suivi ensuite d'un bulletin de l'Ontario avec l'annonce officielle.

J'invite tous les radioamateurs de l'Ontario, clubs et groupes de l'ARES dans les nouvelles sections de Ontario est, sud et GTM à discuter des questions et à mettre en nomination un candidat qui vous croyez a les aptitudes d'initiative et de supervision pour monter une équipe de section, mettre en marche la nouvelle structure de l'organisation des services extérieurs et amorcer les mécanismes de consultation entre les clubs et le gérant de section.

En tant que votre actuel gérant de section pour les 6 dernières années, je voudrais profiter de l'occasion pour remercier tous ceux d'entre vous qui m'ont appuyé moi et mes membres des services extérieurs au courant de ces années. Votre engagement envers le programme a été prouvé de nombreuses fois. Je suis impatient de servir les membres de Ontario nord en tant que votre gérant de section jusqu'à une prochaine re-élection pour le poste. Comme toujours, je suis ouvert à toute question ou préoccupation que vous pourriez avoir. S.V.P. soyez à l'aise pour me contacter n'importe quand. Je suis en attente de ce nouveau processus et les futurs temps passionnants pour les services extérieurs et RAC.

Bien à vous,

Allan Boyd, VE3AJB – Gérant de section de l'Ontario, Radio Amateurs du Canada

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Description de nomination temporaire – Gérant de section (GS)(SM)

Le gérant de section est élu par des membres de RAC résidant dans la section pour favoriser l'acheminement des programmes et services de RAC à l'intérieur de la section. Le gérant de section a deux obligations de rapport:

  1. Pour conseiller le directeur régional au sujet des affaires générales reliées aux politiques de RAC qui ont un effet sur la communauté radio amateur à l'intérieur de la section, et tenir le directeur régional informé des activités de la section; et,
  2. au vice-président des services extérieurs pour l'acheminement efficace et fonctionnel des programmes de RAC, services aux membres et les opérations des services extérieurs, à l'intérieur de la section. Le gérant de section agit en tant que membre du cabinet du directeur, facilitant ainsi une ligne ouverte de communication entre les deux représentants élus responsables pour les politiques de RAC et les opérations des services extérieurs à l'intérieur de la section. Le directeur régional doit être inclus comme destinataire de l'information sur toute correspondance appropriée ou information distribuée aux membres de la section. Le directeur régional doit être un membre ex officio du groupe consultatif du gérant de section, et doit recevoir une copie d'information de toute correspondance officielle.

Pour coordonner l'acheminement des programmes et services de RAC au national, et pour prodiguer des conseils collectifs au vice-président des opérations des services extérieurs sur des sujets de politiques d'opérations et procédures, le gérant de section sert en tant que membre du conseil national des services extérieurs présidé par le vice-président des services extérieurs.

Pour s'acquitter de ses responsabilités envers la communauté radio amateur à l'intérieur de la section, le gérant de section est assisté par huit (8) premiers officiers, chacun possédant le titre d'assistant gérant de section. Chaque officier est à la tête d'un élément à l'intérieur de l'opération des services extérieurs de la section. Le gérant de section est libre de nommer des assistants ou conseillers spéciaux additionnels, au besoin, pour gérer des projets ou pour procurer des conseils spécialisés. Les huit titres de tâches sont:

  • Liaison aux gouvernements provincial/territorial (LGP) (PGL). Le rôle du LGP est de se tenir au courant des affaires gouvernementales au provincial/territorial lorsqu'elles touchent aux responsabilités de l'organisation des services extérieurs au niveau de la section, et pour servir en tant que représentant du gérant de section après des autorités gouvernementales, quand autorisé. Cette nomination serait normalement faite par un comité provincial où la juridiction comprend deux sections ou plus.
  • Coordonnateur de l'information au public (CIP) (PIC). Travaillant avec le vice-président aux relations publiques et autres responsables au niveau de l'exécutif, le rôle du CIP est de faciliter l'échange d'information bi-directionnelle d'intérêt médiatique avec les responsables des informations au public (RIP) (PIO), de faciliter l'acheminement de la documentation appropriée au gérant des bulletins, et de servir en tant que principal porte-parole aux médias au nom du gérant de section.
  • Coordonnateur aux clubs affiliés (CCA) (ACC). Le rôle du CCA est d'assister les clubs avec des conseils sur l'administration interne, quand approprié, et en accord avec le cahier de travail du président du club affilié, d'aider les clubs à conserver l'information de contact courante sur les sites web de RAC, de promouvoir les activités et programmes communs de clubs dans l'ensemble de la section, et d'inciter les clubs à joindre RAC en tant que club affilié.
  • Coordonnateur technique (CT) (TC). Le rôle du CT est de faciliter la participation des spécialistes techniques (ST) (TS) de clubs et locaux aux activités de comités techniques de RAC, de faciliter les réponses aux documents et enquêtes d'Industrie Canada, et d'apporter une assistance sur des questions de gérance du spectre ou d'interférence.
  • Coordonnateur d'urgence de section (CUS)(SEC). Le rôle du coordonnateur d'urgence de section est de conseiller le GS (SM) sur la législation gouvernementale provinciale (ou territoriale), la règlementation et les politiques affectant la fourniture de services de communication auxiliaires par la communauté radio amateur. Le CUS est l'officiel sénior dans le service d'urgence radio amateur (ARES) de la section, et il procure la direction et la supervision requises pour garantir que les groupes de l'ARES sont entraînés et qualifiés pour fournir des services de communication auxiliaires proportionnés avec les attentes des gouvernements au niveau municipal et selon les standards des services extérieurs.
  • Gérant de trafic de section (GTS) (STM). Le rôle du GTS est de superviser toutes les activités d'acheminement de trafic de l'organisation de l'acheminement de trafic de la section, sans égard au mode ou à l'affiliation au "National Traffic System" (NTS), afin que les acheminements à l'intérieur de la section et les connections à d'autres réseaux et noeuds de trafic digitaux produisent un écoulement du trafic ordonné et efficace.
  • Gérant des bulletins de section (GBS) (SBM). Le rôle du GBS est de collationner et d'émettre des bulletins d'information hebdomadaires concernant des sujets nationaux et intra-sections d'intérêt pour la communauté radio amateur. Le GBS est aidé par, et supervise, un réseau de stations de bulletins officiels (OBS) qui lisent les bulletins pendant les réseaux sur répétitrices locales ou les publient par des moyens tels que les sites web de clubs.
  • Coordonnateur des observateurs officiels (COO) (OOC). Le rôle du COO est de recruter et superviser des observateurs officiels (OO) qui ont pour fonction de surveiller les activités sur les ondes, avertir les opérateurs quand il y a une possibilité qu'une station ne soit pas en conformité technique avec la réglementation gouvernementale, et pour informer les opérateurs des bonnes pratiques d'opération.

Ces huit officiers sont collectivement les membres principaux du cabinet du gérant de section tel que décrit dans le guide de survie du gérant de section disponible sur le site web de RAC. Les quatre premiers officiers sont concernés prioritairement par la gestion et la supervision des responsabilités administratives du gérant de section; les quatre derniers forment collectivement les services extérieurs de la section. Parmi les huit éléments, une capacité de communications d'urgence efficace est considérée vitale car ce service public est peut-être la raison principale du fait que le gouvernement fédéral appuie l'existence du service radio amateur au Canada.

Le gérant de section est encouragé à nommer des assistants personnels pour servir de secrétariat au cabinet, et pour toutes autres semblables fonctions administratives de support quand requis. Pour déléguer ses responsabilités, le gérant de section:

  • fait un rapport écrit mensuel au vive-président des services extérieurs sur le statut des activités de la section;
  • fait des visites personnelles aux clubs, hamfests et conventions le plus souvent possible;
  • écrit, ou supervise, la préparation d'une rubrique "Nouvelles des sections" pour inclusion dans le TCA;
  • pour encourager la participation des membres aux programmes de RAC dans la section.

Le mandat de tous les représentants et administrateurs exécutifs élus de RAC est de deux ans, pour un maximum de trois termes, et cette directive doit être considérée en faisant des nominations de section. Une fonction-clé du gérant de section est par conséquent la planification de sa succession. Toute opportunité doit être saisie pour recruter des bénévoles capables, de les former, et de les encourager à progresser par la suite vers de plus stimulantes (et personnellement gratifiantes) responsabilités de section. Aucune opportunité de reconnaître les apports de ces bénévoles ne doit être manquée. La plus importante de toutes les responsabilités qu'un gérant de section détient est de former un successeur. Idéalement cette personne aura servi à la tête d'un élément, elle serait active dans le programme de section de l'ARES, et aurait fait partie de l'exécutif d'un club. En particulier, une participation dans un cabinet fonctionnel est la clé de la formation du successeur du gérant de section.

Le recrutement de nouveaux radioamateurs et de membres de RAC est une partie intégrante des attributions de tout titulaire de poste. Les titulaires de postes devraient saisir chaque opportunité de recruter un nouveau radioamateur ou un membre pour entretenir la croissance des programmes de l'organisation des services extérieurs, et nos capacités de servir le public.

Exigence: Le gérant de section doit être un membre en règle de RAC, et détenir les certifications du "Incident Command/Management System" requises d'un opérateur radioamateur de l'ARES.

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(Traduction par Serge Langlois, VE2AWR)

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Vernon Ikeda – VE2MBS/VE2QQ

Pointe-Claire, Québec

Rédacteur du blogue de RAC/rédacteur des nouvelles en ligne/bulletins de nouvelles web de RAC

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